Első szűrő: ki adhat be kérelmet?
A szervezet típusa, működési területe és a felhívásban felsorolt jogosultsági feltételek adják az első ellenőrzést. Egy találó cím még nem jelenti azt, hogy a pályázat az adott egyesületnek vagy alapítványnak szól. Ha valamelyik feltétel nem egyértelmű, kerüljön külön kérdéslistára.
Második szűrő: mire keresünk forrást?
Készítsenek saját igénylistát: rendszeres működés, közösségi program, eszköz vagy más fejlesztés. Ezt vessék össze a támogatható tevékenységekkel és költségekkel. A hasonló megnevezésű célok sem feltétlenül azonosak; a részletes költségszabályok átolvasása ezért szükséges.
Harmadik szűrő: belefér-e az időzítés?
A beadási határidő mellett a megvalósítási időszakot és a felkészüléshez szükséges belső időt is nézzék meg. Egy program helyszíne, partnerei és önkéntesei nem mindig szervezhetők át néhány nap alatt. A naptárban a belső döntési dátum is kapjon helyet.
Negyedik szűrő: vállalható-e a megvalósítás?
A pénzügyi feltételek, a saját forrásigény, a kifizetések rendje és az adminisztráció együtt mutatja a terhelést. Ne csak azt kérdezzék, mennyi támogatás érhető el, hanem azt is, ki végzi el a projektet és a kapcsolódó dokumentálást. Ezt még a beadási döntés előtt érdemes tisztázni.
Ötödik szűrő: friss-e az információ?
A rövid összefoglaló mellé mentsék el a hivatalos felhívás címét, az ellenőrzés napját és az esetleges módosításokat. A figyelési táblázatban külön állapot lehet az átnézendő, egyeztetendő és előkészítésre kiválasztott lehetőség. Így a pályázatfigyelésből követhető döntési folyamat lesz.